Administracion de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacion, direccion y control de los recursos fisicos, tecnicos, tecnologicos, financieros y talento humano para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Archivistas: Disciplina que trata de aspectos teoricos, practicos y tecnicos de los archivos.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestion y reune los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su tramite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Gestion: Archivo de la oficina productora que reune su docuementacion en tramite, sometida a continua utilizacion y consulta administrativa.
Archivo Historico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestion, la documentacion que por desicion del correspondiente comite de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor qe adquiere para la investigacion, la ciencia y la cultura, este tipo de archivo tambien puede conservar documentos historicos recibidos por donacion, deposito voluntario, adquisicion o expropiacion.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo de vital
Catalogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales
Ciclo Vital Del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccion o recepcion hasta su disposicion final
Conservacion Preventiva De Documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden tecnico, politico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgode deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Custodia De Documentos: Guardia o tenencia de documentos por parte de una institucion o una persona, que implica responsabilidad juridica en la administracion y conservacion de los mismos, cualquiera que sea si titularidad.
Digitalizacion: Tecnica que permite la reproduccion de infomacion que se encuentra guardada de una manera analogica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, pelicula, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador
Diplomatica Documental: Disciplina que estudia las caracteristicas internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboracion, con el objeto de evidenciar la evolucion de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes paral a historia.
Documento: Informacion resgistrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento Activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de Archivo: Resgristro de informacion producida o recibida por una entidad publica o privada en razon de sus actividades y funciones.
Documento Facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones identicas o comunes en todas las entidades.
Documento Inactivo: Documento que ha dejado de emplearce al concluir sus valores primarios.
Documentos Semiactivo: Documento de uso ocacional con valores primarios.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados organica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucion de un mismo asunto
Facsimil: Reproduccion fiel de un documento lograda a traves de un medio mecanico, fotografico o electronico entre otros.
Foliar: Accion de numerar hojas.
Folio: Hoja
Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio el cual no se numera
Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningun criterio de organizacion archivistas.
Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o juridica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacion.
Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor historico o cultural.
Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoria archivista por el cual se establece que la disposicion fisica de los documentos debe respetar la secuencia de los tramites que los produjo. Es prioritario para la ordenacion de fondo, series y unidades documentales.
Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoria archivista por el cual se establece que los documentos producidos por una institucion y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras
Recepcion De Documentos: Conjunto de operaciones de verificacion y control que una institucion debe realizar para la admision de los documentos que le son remitidos por una persona natural o juridica
Reprografias: Conjunto de tecnicas, como la fotografia, el fotocopiado, la microfilmacion y la digitalizacion, que permite copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Sistema Nacional De Archivos: Conjunto de Instituciones archivisticas articuladas entre su qe posibilitan la homogenizacion y la normalizacion de los procesos archivisticos.
Tabla De Retencion Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales asigna le tiempo de permanencia en cada etapa de ciclo vital de los documentos.
Tabla De Valoracion Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, asi como disposicion final.
Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa con diagramacion, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, descriptiva y asignarle categoria diplomatica.
Tramite De Documentos: Recorrido del documento desde su produccion o recepcion, hasta el cumplimiento de sus funcion administrativa.
Transferencia Documental: Remision de los documentos del archivo de gestion al central, y de este historico de conformidad con las tablas de retencion y de valoracion documental vigente.
Unidad De Conservacion: Cuerpo qe contiene un conjunto de documentos. de tal forma que se garantice sus preservacion e identificacion.
Unidad Documental: Unidad de analisis en los procesos de indentificacion y caracterizacion documental. Puede ser simple, cuando esta constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
